Google Calendar: la herramienta que te permitirá ahorrar tiempo en tus tareas

19.10.16

herramienta google calendar

Para sacarle el máximo partido a la fantástica herramienta de Google Calendar lo mejor es que leas antes el post anterior, así no te perderás ninguna de sus posibilidades.

¿Piensas que ya lo has visto todo del Google Calendar?

Pues lee y abre los ojos bien si quieres aprovechar al máximo tus horas semanales!


1. Las opciones de la barra superior

Si te acuerdas bien hay tres de las opciones de la configuración que no viste en el primer post y que ahora vas a descubrir.


1.1 Ayuda


El calendario de Google dispone de una amplia ayuda que aborda casi todos los temas y acciones que puedes hacer con el calendario.

Si hay algo de lo que dudas, aquí lo encontrarás.

1.2 Labs


Google Calendar Labs son una serie de funciones que se pueden agregar al calendario, pero que están en fase de prueba.

Puedes habilitar o inhabilitar cualquiera de ellas cuando quieras, pero ten en cuenta que al ser en fase de pruebas puede ser que desaparezcan o que incorporen de nuevas de la noche a la mañana.

Son útiles, pero te recomiendo que no dependas de ninguna de ellas.


ejemplo labs calendario


No olvides de guardar los cambios antes de salir del Labs.

cambios calendar labs

1.3 Configuración


En este apartado hay 4 opciones diferentes:

  • General: puedes cambiar elementos del calendario y personalizarlas a tu gusto.

    Cada apartado es muy específico, con lo que no tendrás problemas para entender su función.

    No te olvides de guardar los cambios antes de salir.
  • Calendarios: creación y varias opciones de tus calendarios y de aquellos a los que tienes acceso. (Lo tienes detallado en el apartado siguiente).
  • Sin conexión: visualización de las opciones de sin conexión de todos los calendarios que puedes visualizar.
  • Labs: lo tienes detallado en el apartado anterior 1.2.


2. Las opciones de la barra lateral izquierda

Este es uno de los menú que puedes encontrar en Google Calendar.

Mira atentamente para qué sirve cada uno de sus apartados, porqué te ayudará a navegar de manera rápida por tu calendario.


El botón rojo sirve para crear un evento  --->

Vista general del mes, sin eventos. Sólo el calendario. Con las flechas (derecha y izquierda) puedes ir hacia adelante o hacia atrás en el calendario. --->


Todos los calendarios que tu has creado--->





Otros calendarios a los que tienes acceso de otras cuentas de Google (aunque no sean tuyas) y otros que puedes añadir si quieres --->
google calendar menu

2. 1 Crear un evento

Si pinchas en el botón CREAR

crear evento calendario


te aparecerá una ventana como esta, donde podrás crear un evento detalladamente.


evento google calendario

A continuación verás para qué sirve cada uno de los apartados anteriores:
  • Los tres botones iniciales te permiten: volver a la pantalla inicial del menú, guardar el evento o descartarlo (y por lo tanto no crearlo).

    guardar evento calendario google
  • En el recuadro en blanco debes poner el nombre del evento, que aparecerá en tu calendario.
  • La fecha de inicio y fin del evento. Puedes escoger un mismo día o que dure varios días (excursiones, vacaciones, visitas a clientes lejanos, estadas de formación,…)

    duracion evento calendario

    En el texto azul "Zona horaria" puedes escoger otra zona horaria diferente a la predeterminada en el calendario para determinar este evento. Será de utilidad en el caso de que viajes fuera de tu zona horaria.

    horario calendario google



    Además si seleccionas el primer recuadro, tienes la opción de utilizar diferentes zonas horarias para el inicio y el fin del evento (viaje en este caso).

    zona horaria calendario google
  • Seguidamente tienes dos opciones: Todo el día y repetir.

    opciones evento calendario

    La primera servirá para eventos que duran días enteros (o un día sólo), y que no importa el horario.
    eventos diarios calendario


    En la segunda opción tienes la posibilidad de repetir un evento durante un período de tiempo.
    Si asistes a un curso durante unas semanas, o haces deporte o vas al médico regularmente....

    repetir evento calendario google

2.2 Mis calendarios


Tal y como el título indica, ves una lista de los calendarios que tú has creado o que te pertenecen.

Si pinchas encima de la flecha te aparecerán dos opciones:



2.2.1 Crear un calendario


Primeramente tienes que fijas los elementos básicos de tu nuevo calendario.




En el caso de que no te importe que tu calendario sea visto por el mundo entero y pueda ser encontrado en las búsquedas de Google,  debes marcar la casilla "Hacer público este calendario".

De esta manera cualquier podrá ver tus eventos, reuniones y lo que pongas en él.

Si quieres que sea público, pero que sólo se puede ver si estás ocupado o no, debes marcar también la casilla de abajo del todo.

Esta segunda opción pienso que es interesante en los casos de que tengas muchos clientes que contacten contigo a menudo. Así podrán saber si estás libre o ocupado en cada momento.



Una de las opciones que ya te comenté y que me encantan es la de compartir el calendario con amigos, parientes o compañeros de trabajo con los que tengas que estar sincronizado.

Ayuda a la organización de eventos y tareas  y una vez más te ahorras tiempo.



Sólo tienes que introducir el email de la persona que quieres que tenga acceso a tu calendario (al ser un servicio de Google tendrá que ser una dirección de gmail) y determinar qué tipo de permiso le das:




Siempre que quieras podrás quitar cualquier tipo de permiso que hayas dado con anterioridad.

Antes de salir de esta pantalla debes crear el calendario! :-)



2.2.2 Configuración

En este apartado tienes una vista general de todos los calendarios que puedes ver, separados en dos grupos:

  • Mis calendarios

  • Otros calendarios

A la derecha de los calendarios tienes tres opciones para cada uno de ellos.


configuracion mis calendarios' title=



1.  Mostrar en la lista: Decides si enseñar o no cada uno de los calendarios en la página principal de tu calendario.

2. Notificaciones: Configuras en el panel las notificaciones que quieres recibir según el tipo de
eventos.

Primero tienes las notificaciones de eventos (puntuales y de todo el día)




En cada una de las notificaciones puedes determinar cómo y cuándo quieres recibir un aviso del evento.

Para mi es una de las mejores opciones que tiene el Calendario de Google, es como un asistente que te avisa de lo que tienes que hacer hoy mañana.

Lo puedes configurar de tal manera que te avise con una notificación (te saldrá en la parte superior de tu Chrome una ventana pequeña avisando de lo que tienes que hacer) o que te envíe un email para recordártelo.

Si pinchas en las pequeñas flechas podrás determinar en tipo de notificación y cuándo tiene que llegarte (semanas, días, horas, minutos). No te olvides de marcar el número!



Además también puedes configurarlo para que te lleguen notificaciones cuando se creen eventos nuevos o haya algún tipo de modificación en los que ya tienes creados.






No te olvides de guardar los cambios!


3. Compartir o cancelar suscripción: En el caso de que sea tu calendario, te permite compartirlo con quien quieras  que tenga Gmail, al igual como viste en el post de la semana pasada.

En el caso de que sea un calendario que no es tuyo, puedes cancelar la suscripción para no tener más acceso a ese calendario.



En la mitad de este mismo apartado hay una opción que no debes pasar por alto.


importar google calendario


Aquí puedes importar un calendario externo o exportar tu calendario.

Esto te servirá para copiar tus citas de calendarios como Outlook Calendar o Apple Calendar a tu nuevo Calendario de Google (o viceversa).

En el caso de la importación  se te abrirá una ventana donde tendrás que escoger  el archivo de tu ordenador y marcar a qué calendario quieres importar los nuevos eventos.

exportar google calendario

En el caso de la exportación se descarga automáticamente un archivo .ics con todos los eventos que tienes en tu calendario de Google.


2.3 Otros calendarios

Si pinchas en la flecha pequeña de la derecha se desplegará un menú.


2.3.1 Añadir el calendario de un amigo

Esta es una de las mejores opciones del Google Calendar.

Te permite ver en tu calendario los eventos de otra persona, siempre que esta te de permiso para verlos!

Ya viste que puedes escoger qué eventos son visibles para otros y cuales son privados.

Dentro de la venta sólo tienes que añadir el mail de la persona que quieras ver sus eventos.



Después esta persona recibirá un email que tendrá que confirmar, para que tú puedas ver sus eventos.


2.3.2 Explorar calendarios interesantes

A parte de los calendarios de conocidos también puedes añadir calendarios externos referentes a varios temas:


  • Festividades

    Tienes la opción de añadir las festividades de los países que quieras, para no pasar por alto ni una de ellas.

    A pesar de que me parece que precisamente las festividades no te pasan por alto! :-)
  • Deportes
    Si sigues algún deporte este es tu momento.

    Añade a tu calendario todos los partidos de una liga concreta y así no te perderás nada.

    No hay todos los deportes, pero si los que la mayoría de la gente mira (supongo, no? Es que yo no soy de mirar deportes en la tele! jijiji)

    Puedes escoger entre: Baloncesto, béisbol, cricket, fútbol, fútbol americano, hockey y rugby.
  • Más

    Además puedes añadir un par de calendarios especiales:

Al lado de cada uno de los calendarios tienes dos opciones

  • vista previa: verás cómo se va a ver este calendario en cuestión cuando esté integrado en tu calendario.
  • suscribirse: lo tienes que pinchar si quieres ver este calendario a partir de ahora.


2.3.3 Añadir por URL

En el caso de que conozcas la URL de un calendario de que quieras añadir, lo puedes hacer aquí directamente.

La URL tiene que estar en formato iCal, que utilizan calendarios como el Apple Calendar, Google Calendar, el Mozilla Calendar, Yahoo! Calendar y algunos más.


2.3.4 Importar calendario

Esto ya sabes cómo funciona.

Lo tienes bien detallado al final del apartado anterior.

2.3.5 Configuración

Es otro camino para acceder a la configuración general de los calendarios.

Lo tienes en el apartado 2.2.2



Espero que con el primer post del calendario de Google y este ya puedas sacar el máximo partido al calendario y utilizarlo para organizar todas las tareas para tu blog o negocio y tus eventos.

Ya verás que cuando te acostumbres a planear las tareas de toda la semana, tu rendimiento aumentará y no tendrás problemas para terminar el montón de trabajo que se te acumula.

¿Ya has empezado a utilizar el Google Calendar? ¿Qué es lo que más te ha sorprendido? ¿Conoces a alguien que lo utilice para organizar su blog / negocio /vida privada? Me encantaría que dejaras un comentario para poder hablar del tema. Nos vemos allí!


¿Te ha servido lo que has leído?

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